Fazer a gestão das correspondências e de outras compras que chegam na portaria de um condomínio pode se tornar uma grande dor de cabeça se não houver um planejamento bem estruturado.
Durante a pandemia desencadeada pelo coronavírus, o número de brasileiros que passaram a preferir as compras online, em virtude do distanciamento social, cresceu muito: 71% afirmam gostar mais desta modalidade de aquisição após a crise sanitária.
O coronavírus parece estar ficando para trás, mas alguns hábitos se incorporaram à rotina. E com eles, o número de correspondências, encomendas e deliveries nas portarias dos condomínios aumentou. A seguir, vamos aprender a fazer uma gestão correta destes materiais. Boa leitura!
Regras de recebimento precisam ser transparentes
O primeiro passo para fazer a gestão das correspondências em um condomínio é verificar o regulamento interno para conhecer o que dizem as regras sobre o assunto. Caso não existam, o síndico precisa reunir uma assembleia e, junto com os moradores, montar um regulamento específico para estes casos.
As regras precisam ser claras, expressas e obrigatórias. Todos devem segui-las corretamente sob penalidade de multa. Assim, nenhuma responsabilidade poderá ser imputada ao condomínio no futuro.
Distribuição das cartas comuns
Em condomínios menores, geralmente é o zelador ou o porteiro quem faz a distribuição das cartas que são entregues pelos Correios. Já nos prédios maiores, as cartas costumam ficar nas caixas de correspondência das unidades e cada condômino é responsável por retirá-las.
Independentemente de como é feita a distribuição no seu condomínio, o síndico precisa estar atento ao que diz o artigo 22 da Lei n.º 6.538/78, referente aos serviços postais: “Os responsáveis pelos edifícios, sejam os administradores, os gerentes, os porteiros, zeladores ou empregados são credenciados a receber objetos de correspondência endereçados a qualquer de suas unidades, respondendo pelo seu extravio ou violação”.
Portanto, zeladores e porteiros estão autorizados por lei a receber as encomendas. Contudo, os profissionais se tornam responsáveis pela correta destinação.
Outros tipos de correspondências: citação judicial, telegramas ou cartas registradas
Nestes casos específicos, o ideal é que o porteiro ou zelador protocole o recebimento da correspondência com data, horário e nome da pessoa que fez a entrega. Ainda, é essencial que a carta ou outro material seja entregue nas mãos do destinatário para não haver confusão e até mesmo extravio.
Instalação de caixas de correspondência
Havendo espaço suficiente, o interessante é que o síndico discuta com os moradores a possibilidade de instalação de caixas de correspondência para cada apartamento ou unidade na parte externa do prédio. Assim, a distribuição das cartas pode ser feita pelo próprio profissional dos Correios.
Condomínios grandes: um funcionário específico
Imagine um condomínio com mais de 200 ou 300 apartamentos distribuídos em diferentes unidades. Fica inviável, neste caso, que o porteiro faça a distribuição das correspondências. Assim, o ideal é que seja contratado um funcionário específico para esta função.
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Gostou de entender um pouco mais sobre como deve ser feita a gestão das correspondências em um condomínio? O mesmo serve para encomendas que chegam diariamente.
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