Prestação de contas, manutenção das áreas comuns, gestão de funcionários, organização de assembleias… são muitos os pontos que exigem atenção do síndico em condomínios. Pois as obrigações fiscais e tributárias não podem ser esquecidas também.
Pouca gente sabe que existe um extenso conjunto de normas, documentos e impostos um tanto quanto complexos para quem não está familiarizado – e eventuais falhas nesse sentido podem resultar em grandes dores de cabeça.
Quais são as obrigações fiscais e tributárias dos condomínios?
Para você a se inteirar sobre as diferentes exigências para condomínios, a ETHOS apresenta uma lista:
Cadastro CNPJ
O CNPJ (Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica) é o número de identificação de empresas e outras entidades perante a Receita Federal, funcionando como equivalente o CPF das pessoas físicas.
Condomínios, mesmo não tendo fins lucrativos, precisam de CNPJ para cumprir obrigações legais, como a contratação de funcionários, emissão de notas fiscais, abertura de contas bancárias e recolhimento de tributos.
DIRF
A DIRF (Declaração do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte) é uma obrigação acessória entregue à Receita Federal pelas pessoas jurídicas que retêm imposto de renda ou contribuições de terceiros (como INSS).
No caso de condomínios, a DIRF é necessária quando há retenção de tributos sobre pagamentos a prestadores de serviços, informando à Receita os valores retidos e pagos, garantindo a regularidade fiscal da entidade.
DARF
O DARF (Documento de Arrecadação de Receitas Federais) é um formulário utilizado para recolher tributos e contribuições à Receita Federal, sendo essencial para o cumprimento das obrigações fiscais de pessoas físicas e jurídicas.
Em condomínios, o DARF é usado para pagar impostos como o IRRF (Imposto de Renda Retido na Fonte) sobre serviços contratados junto a autônomos e empresas. Também pode ser necessário para contribuições sociais ou outras retenções obrigatórias.
RAIS
A RAIS (Relação Anual de Informações Sociais) é um documento que reúne dados sobre vínculos empregatícios e remunerações de empregados, sendo utilizado pelo governo para controlar informações trabalhistas e previdenciárias.
Condomínios que possuem funcionários contratados devem enviar a RAIS anualmente, mesmo que não tenham movimentação, visando o registro correto de informações (como salários, FGTS e benefícios).
EFD-Reinf
A EFD-Reinf (Escrituração Fiscal Digital de Retenções e Outras Informações Fiscais) é uma obrigação acessória vinculada ao SPED (Sistema Público de Escrituração Digital).
Ela registra retenções de tributos, como INSS, e outros dados sobre serviços tomados ou prestados, sem envolvimento de vínculos trabalhistas. Condomínios que contratam serviços de empresas ou profissionais autônomos estão obrigados a enviá-la.
eSocial
O eSocial é um sistema unificado do governo federal que simplifica e centraliza a prestação de informações fiscais, trabalhistas e previdenciárias. promovendo mais eficiência e transparência na gestão de dados das empresas e entidades.
Para os condomínios que possuem funcionários, o eSocial é obrigatório, pois nele são registrados dados como admissões, demissões, folha de pagamento, pagamento de INSS, FGTS e férias. Também devem ser incluídas no sistema informações sobre contratação de serviços de empresas ou autônomos, com retenções de impostos.
ISSQN
O ISSQN (Imposto Sobre Serviços de Qualquer Natureza) é um tributo municipal cuja alíquota e regulamentação variam de acordo com a legislação de cada local.
Trata-se de uma obrigação ao contratar prestadores de serviços, como empresas de manutenção, limpeza, segurança ou profissionais autônomos. Nesses casos, o condomínio se torna responsável pela retenção e recolhimento do imposto, assegurando que seja pago corretamente ao município.
Obrigações previdenciárias
Dentro deste grupo, se enquadram:
– FGTS (Fundo de Garantia do Tempo de Serviço): depósito mensal sobre os salários dos seus empregados, com uma alíquota de 8%.
– INSS (Instituto Nacional do Seguro Social): é responsabilidade dos condomínios o recolhimento tanto da contribuição do empregado quanto do empregador, sendo que a alíquota varia conforme a faixa salarial do empregado.
– PIS (Programa de Integração Social): o condomínio é quem promove o recolhimento sobre os pagamentos efetuados aos empregados.
– CAGED (Cadastro Geral de Empregados e Desempregados): o condomínio deve informar à Receita Federal as admissões, demissões e transferências de funcionários.
– IRRF (Imposto de Renda Retido na Fonte): o condomínio é quem recolhe o valor sobre os salários dos seus empregados, conforme as faixas de rendimento e a legislação vigente.
– RAT (Risco de Acidente de Trabalho): valor que incide sobre a folha de pagamento, variando conforme o grau de risco da atividade exercida.
– PIS/COFINS/CSLL: existem no caso de funcionários terceirizados e prestadores autônomos, aplicáveis sobre os valores contratados conforme a legislação vigente.
DFCTWeb
A DCTFWeb (Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais Web) substitui a antiga DCTF em relação às contribuições previdenciárias e outros tributos. Utiliza informações do eSocial e da EFD-Reinf para apurar automaticamente os débitos e gerar a guia de pagamento (DARF).
DJE
O Domicílio Judicial Eletrônico (DJE) é uma plataforma digital criada para receber de forma rápida e segura intimações e notificações oficiais relacionadas a processos judiciais. O não cumprimento dessa exigência pode resultar em prejuízos como a perda de prazos processuais importantes.
Certificado Digital
Permite realizar assinaturas digitais com validade jurídica para procedimentos online. É importante mantê-lo atualizado, pois é necessário ao acessar certas ferramentas e sistemas, como ocorre com o eSocial.
Possíveis complicações e a responsabilidade do síndico
O descaso com as obrigações fiscais e tributárias pode resultar em multas, juros e até mesmo a inscrição em dívida ativa, comprometendo o orçamento e a saúde financeira do condomínio – assim como o conforto dos moradores.
Não se pode esquecer que o síndico é a figura responsável por tais atribuições, podendo até mesmo ser acionado judicialmente quanto ao não cumprimento.
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