Organizar as finanças do condomínio pode se tornar uma tarefa difícil se o síndico não está ciente do que vai encontrar. Muitos condôminos inadimplentes e uma má gestão dos gastos podem levar as finanças por água a baixo.
Por isso, para ajudar você neste desafio, nós da ETHOS Condomínios separamos uma lista com dicas simples para que você possa organizar as finanças do condomínio onde mora. Confira!
1. Analise os registros anteriores
Se você está assumindo a responsabilidade pelo condomínio agora, vale a pena dar uma boa olhada nos registros anteriores. Tenha em mãos todos os dados e confira se existe algum valor que não foi registrado, se existem contas em aberto e se estão atrasadas, se os pagamentos foram feitos corretamente e se o valor depositado confere com o balancete apresentado.
2. Tenha um registro próprio para controle
Você precisa ser transparente nas contas para que elas sejam de fácil entendimento e também para que você possa mostrá-las sempre que algum condômino solicitar. Por isso, registre tudo o que for feito: o que foi comprado, o que foi pago e o que foi recebido.
Registre com datas, com descrição e com os valores corretos. Assim você sempre terá uma visão completa do que acontece no condomínio e ficará mais fácil de ver os gastos desnecessários.
3. Cobre os inadimplentes
Tem coisa mais chata do que vizinhos inadimplentes? Pois é, além de não cumprirem com as suas responsabilidades, os inadimplentes acabam interferindo no controle feito pelo síndico. Por isso, é ideal manter um histórico dos condôminos para saber quais podem ou não atrasar.
Sempre que possível, tente uma solução amigável para que quem está devendo coloque as contas em dia. Uma decisão judicial, infelizmente, pode levar muito mais tempo.
4. Faça um planejamento e tenha uma reserva
Para ter sucesso na organização das finanças do condomínio, faça um planejamento: separe as despesas fixas (aquelas de todos os meses) das despesas variáveis (aquelas esporádicas). Tenha, ainda, um valor reservado para emergências que possam surgir, como uma manutenção extra dos elevadores ou a necessidade de mais materiais de limpeza, por exemplo.
Você precisa prever o máximo de gastos que conseguir para evitar surpresas desagradáveis.
5. Mantenha os condôminos informados
É muito importante manter os condôminos informados sobre a real situação das finanças do condomínio. Faça reuniões periódicas e tente fazer com que a maioria participe. Lembre-se sempre de, ao final de cada reunião, redigir uma ata e pedir a assinatura de todos.
6. Avalie os gastos
Será que todos os gastos do condomínio são realmente necessários? Faça uma avaliação e corte os gastos desnecessários. Lembre-se de fazer essa avaliação periodicamente.
7. Utilize a Planilha do Síndico
Use a tecnologia ao seu favor. Nada de ficar fazendo planilhas à mão. Existem, atualmente, muitos aplicativos disponíveis para auxiliar no controle das finanças do condomínio.
Inclusive, nós da ETHOS Condomínios disponibilizamos de forma gratuita a Planilha do Síndico. Baixe agora mesmo para facilitar o seu trabalho e manter tudo organizado!
